Đang online: 116

Lượt truy cập: 9944704

Chức năng nhiệm vụ:

Vị trí và chức năng  
1. Vị trí của Phòng Hành chính, Tổng hợp và Đối ngoại
Phòng Hành chính, Tổng hợp và Đối ngoại là đơn vị chức năng cấp phòng trực thuộc Học viện Tư pháp.
2. Chức năng của Phòng Hành chính, Tổng hợp và Đối ngoại
Phòng Hành chính, Tổng hợp và Đối ngoại có các chức năng cơ bản sau:
a) Tham mưu, giúp Giám đốc Học viện Tư pháp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và quản lý các hoạt động của Học viện Tư pháp trong công tác hành chính, tổng hợp và đối ngoại;
b) Tham mưu, giúp Hội đồng Thi đua - Khen thưởng và Giám đốc Học viện Tư pháp triển khai thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của Học viện;
c) Quản lý nội bộ cấp đơn vị phòng;
d) Phối hợp với các đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc Học viện trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của phòng và sự phân công của Giám đốc Học viện.
Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Công tác hành chính
a) Tham mưu, giúp Giám đốc Học viện tổng hợp, xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch công tác năm và kế hoạch công tác khác của Học viện; theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Học viện thực hiện kế hoạch công tác của Học viện và phối hợp thực hiện kế hoạch công tác năm của các đơn vị thuộc Bộ có liên quan tới Học viện; tổng hợp, đánh giá tình hình, kết quả thực hiện các kế hoạch công tác báo cáo Lãnh đạo Bộ Tư pháp và Giám đốc Học viện;  
b) Giúp Giám đốc Học viện thẩm định kế hoạch công tác năm của các đơn vị thuộc Học viện; tổ chức góp ý kế hoạch công tác năm của các đơn vị liên quan thuộc Bộ Tư pháp;
c) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tham mưu cho Giám đốc Học viện xây dựng, tổ chức thực hiện quy trình ISO của Học viện Tư pháp.
d) Tham mưu cho Giám đốc Học viện phối hợp với Văn phòng Bộ Tư pháp và các đơn vị liên quan xây dựng dự thảo Kết luận của Lãnh đạo Bộ Tư pháp về những nội dung liên quan đến Học viện; đôn đốc các đơn vị thuộc Học viện thực hiện kết luận của Lãnh đạo Bộ Tư pháp;
đ) Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị, cá nhân thuộc Học viện tham mưu xây dựng dự thảo kết luận của Lãnh đạo Học viện; đôn đốc các đơn vị thực hiện kết luận của Lãnh đạo Học viện;
e) Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo mật thông tin, tài liệu theo quy định của pháp luật và của Bộ Tư pháp; tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Học viện; tiếp nhận giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác;
g) Tiếp nhận, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của các đơn vị trước khi trình Lãnh đạo Học viện ký, phê duyệt; kiểm tra thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Học viện;
h) Truyền đạt các quyết định, chỉ đạo, thông báo của Lãnh đạo Học viện đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Học viện;
i) Xây dựng dự thảo quyết định đi công tác của Lãnh đạo Học viện; thực hiện thủ tục cấp giấy giới thiệu và giấy đi đường cho công chức, viên chức, người lao động, học viên; thực hiện sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục theo quy định của pháp luật; xác nhận chữ ký của công chức, viên chức, người lao động thuộc Học viện; ký thừa lệnh các văn bản do Giám đốc Học viện giao;
k) Tham mưu cho Giám đốc Học viện về việc làm chứng thư số và chữ ký số; quản lý con dấu của Học viện Tư pháp và bộ tên khắc của lãnh đạo Học viện; đóng dấu văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính;
l) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu và việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi, đến của Học viện;
m) Tham mưu về công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị lập và giao nộp hồ sơ công việc, tài liệu vào lưu trữ Học viện Tư pháp theo đúng quy định;
n) Lập lịch công tác hằng tuần của Lãnh đạo Học viện và đăng tải trên Cổng  thông tin điện tử nội bộ Học viện Tư pháp; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này;
o) Thực hiện công tác lễ tân của Học viện, tiếp đón hoặc phối hợp tiếp đón các đoàn khách trong nước và quốc tế; tham mưu cho Lãnh đạo Học viện việc điều phối các sự kiện, hội nghị, hội thảo, tọa đàm của Học viện; chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc Học viện chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Học viện theo sự phân công của Lãnh đạo Học viện;
p) Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu để Lãnh đạo Học viện đi công tác hoặc tham dự các hội nghị, hội thảo;
q) Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Học viện với các cơ quan cấp trên, các Bộ, Ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức khác;
r) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc, Quy chế văn hóa công sở, Quy chế văn thư, lưu trữ của Học viện theo quy định.
2. Công tác tổng hợp
a) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng báo cáo công tác tháng, quý, năm, báo cáo đột xuất của Học viện; thực hiện báo cáo thống kê theo lĩnh vực, nhiệm vụ được giao;b) Chủ trì hoặc tham gia xây dựng dự thảo đề án, quy chế, quy định trong các lĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng, trình Giám đốc Học viện phê duyệt;
c) Tổ chức góp ý các đề án, quy chế, quy định của Học viện theo yêu cầu của Giám đốc Học viện; trường hợp các đề án, quy chế, quy định còn có những sai sót về nội dung thì tổ chức làm việc với đơn vị chủ trì soạn thảo để hoàn thiện trước khi trình Giám đốc xem xét, phê duyệt;
d) Phối hợp với các đơn vị thuộc Học viện xây dựng nội dung thông tin, quản lý cổng thông tin điện tử; khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về tình hình công tác của Học viện;
đ) Thực hiện các nhiệm vụ khác được Lãnh đạo Học viện giao.
3. Công tác đối ngoại
a) Tham mưu, giúp Giám đốc xây dựng chương trình, kế hoạch dài hạn, hằng năm của Học viện Tư pháp trong công tác đối ngoại;
b) Tham mưu, giúp Giám đốc xây dựng, tổ chức ký kết, tổ chức thực hiện các chương trình, dự án hợp tác của Học viện Tư pháp trong và ngoài nước;
c) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng, trình Giám đốc kế hoạch cử đoàn ra, đón đoàn vào và tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi được phê duyệt;
d) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc Học viện thực hiện việc chuẩn bị nội dung, phiên dịch, lễ tân, khánh tiết để Lãnh đạo Học viện đón tiếp và làm việc với các đoàn khách  ở trong và ngoài nước theo quy định;
đ) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng dự thảo  kế hoạch, chương trình và dự án hợp tác quốc tế; soạn thảo các dự thảo văn bản về hợp tác quốc tế của Học viện; tổ chức triển khai, theo dõi và báo cáo Lãnh đạo Bộ phụ trách và Giám đốc Học viện việc thực hiện kế hoạch, chương trình và dự án hợp tác quốc tế của Học viện;
e) Trưởng phòng Hành chính, Tổng hợp và Đối ngoại là Người phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí của Học viện Tư pháp theo quy định của pháp luật;
g) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc Học viện giúp Giám đốc thực hiện thăm hỏi hiếu, hỷ đối với các cá nhân bên ngoài có mối quan hệ với Học viện;
h) Thực hiện các hoạt động khác trong công tác đối ngoại được Lãnh đạo Học viện Tư pháp giao.
4. Công tác thi đua, khen thưởng
a) Là đơn vị làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Học viện Tư pháp;
b) Tham mưu, đề xuất với Giám đốc Học viện về chủ trương, chính sách, nội dung, chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức phong trào thi đua; hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị đăng ký danh hiệu thi đua và khen thưởng; tổng hợp, báo cáo kết quả đăng ký thi đua với Cụm thi đua, Bộ Tư pháp; tổ chức  sơ kết, tổng kết các phong trào thi đua, công tác khen thưởng; xây dựng, hoàn thiện, thể chế về thi đua, khen thưởng; tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng;
c) Tham mưu, giúp Giám đốc Học viện thực hiện nhiệm vụ là Trưởng cụm hoặc Phó Trưởng cụm thi đua theo quy định của Quy chế về tổ chức và hoạt động của Cụm thi đua, Khu vực thi đua ngành Tư pháp; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của Bộ và yêu cầu của Trưởng Cụm thi đua;
d) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Học viện tham mưu cho Giám đốc về công tác xây dựng, bồi dưỡng, tuyên truyền, nhân rộng điển hình tiên tiến, gương người tốt, việc tốt trong Học viện; rà soát, tổng hợp hồ sơ đề nghị của các đơn vị trình Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Học viện Tư pháp xét, đề nghị Giám đốc Học viện tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng thuộc thẩm quyền của Giám đốc, đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng hoặc đề nghị Bộ trưởng trình cấp có thẩm quyền xét tặng danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng theo quy định của pháp luật;
đ) Định kỳ hằng năm hoặc khi kết thúc phong trào thi đua theo đợt, theo chuyên đề, tham mưu, giúp Giám đốc Học viện và Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Học viện tiến hành tổng kết, đánh giá công tác thi đua, khen thưởng, bình xét các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng, gửi báo cáo và hồ sơ đề nghị xét danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng về Bộ Tư pháp theo quy định;
e) Chủ trì, phối hợp với Phòng Tổ chức cán bộ và các đơn vị tham mưu đề xuất khen thưởng cho cá nhân, tập thể trên cơ sở kết quả đánh giá và phân loại cán bộ, công chức, viên chức và người lao động , kết quả xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị;
g) Phối hợp với Phòng Tổ chức cán bộ, các đơn vị và cá nhân có liên quan giải quyết khiếu nại, tố cáo về thi đua, khen thưởng thuộc thẩm quyền của Học viện theo quy định của pháp luật.
5. Công tác quản lý nội bộ đơn vị (Phòng Hành chính, Tổng hợp và Đối ngoại)
a) Lập và trình Lãnh đạo Học viện phụ trách phê duyệt kế hoạch công tác hằng năm của đơn vị; xây dựng danh mục công việc, nhiệm vụ thường xuyên hàng năm và bộ thủ tục hành chính thực hiện công việc, nhiệm vụ theo danh mục này của Phòng; xây dựng bản mô tả công việc theo danh mục công việc, nhiệm vụ thường xuyên hàng năm và vị trí việc làm của từng cá nhân của Phòng; lập, quản lý và nộp hồ sơ công việc của Phòng vào lưu trữ Học viện theo quy định;
b) Tổ chức phân công công việc thường xuyên cho các viên chức và lao động trong đơn vị bằng văn bản và báo cáo Giám đốc Học viện bằng văn bản về việc phân công công việc thường xuyên cho các viên chức và lao động trong đơn vị và công khai việc phân công; phân công công việc đột xuất theo vị trí việc làm và năng lực trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của viên chức và người lao động trong đơn vị;
c) Tổ chức thực hiện việc bố trí, xắp xếp cho viên chức và người lao động của đơn vị học tập nâng cao theo kế hoạch của Học viện để đạt các tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng và năng lực chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức hoặc tiêu chuẩn của người lao động theo vị trí việc làm;
d) Tổ chức trao đổi, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ trong nội bộ đơn vị và tổ chức cho viên chức và người lao động trong đơn vị tự học để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ;
đ) Báo cáo về việc tập sự, thử việc của viên chức hoặc người lao động, đề xuất ký kết hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động đối với người tập sự, thử việc tại đơn vị; báo cáo về việc vi phạm kỷ luật của viên chức hoặc người lao động; báo cáo, đề xuất tinh giản biên chế, chấm dứt hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động đối với người đang làm việc tại đơn vị;
e) Quản lý việc thực hiện thời gian lao động, chấm công; xây dựng quy định về lề lối làm việc và mối quan hệ công tác của các cá nhân trong đơn vị;
g) Tổ chức lấy tín nhiệm, bỏ phiếu tín nhiệm, giới thiệu quy hoạch, đề xuất bổ nhiệm cán bộ, công chức, viên chức trong phạm vi thẩm quyền của đơn vị;
h) Tổ chức phong trào phát huy sáng kiến, giải pháp cải tiến và tự nguyện nghiên cứu khoa học trong đơn vị;
i) Chấp hành thanh tra, kiểm tra của Giám đốc Học viện và thanh tra, kiểm tra và kiểm toán của cơ quan có thẩm quyền;
k) Tổ chức thi hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng; tổ chức thi hành các quyết định khác của Giám đốc có liên quan đến công tác của Phòng; thực hiện các quy chế, quy trình, hướng dẫn của Học viện và cơ quan cấp trên;
l) Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hòm thư điện tử công vụ; phối hợp với Ban Biên tập Cổng thông tin điện tử Học viện Tư pháp để cập nhật các thông tin của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử;
m) Báo cáo kết quả công tác và phương hướng nhiệm vụ công tác của đơn vị và cá nhân trong đơn vị theo Quy chế tổ chức và hoạt động của Học viện và hướng dẫn của Giám đốc Học viện;
n) Tổ chức và thực hiện kê khai tài sản, bổ sung lý lịch viên chức và người lao động đối với các viên chức và lao động trong đơn vị theo quy định của pháp luật;
o) Xây dựng văn hóa chất lượng, phân loại, đánh giá viên chức và người lao động trong phạm vi thẩm quyền của đơn vị;
p) Tổ chức thực hiện các phong trào thi đua, báo cáo thành tích thi đua của đơn vị và các cá nhân; bình xét thi đua, khen thưởng trong phạm vi thẩm quyền của đơn vị;
q) Xây dựng, giữ gìn và phát huy truyền thống đoàn kết và thống nhất trong đơn vị;
r) Phản ánh, đề nghị với Giám đốc về những khó khăn, bất cập và vướng mắc của đơn vị và của Học viện và đề xuất, kiến nghị sửa đổi các quy định có liên quan để khắc phục khó khăn, bất cập và vướng mắc;
s) Quản lý, sử dụng và bảo vệ tài sản, trang thiết bị do Học viện cấp hoặc giao;
t) Thực hiện các quy định về tài chính của Học viện và pháp luật;
u) Tham gia các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao, du lịch do Học viện, tổ chức chính trị, chính trị - xã hội của Học viện, Bộ Tư pháp hoặc chính quyền địa phương vv… phát động và tổ chức;
v) Tổ chức tự nguyện quyên góp, ủng hộ đồng bào bị bão lụt, thiên tai, Bà mẹ Việt Nam anh hùng, người có công với cách mạng, người có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn vv… do Học viện, tổ chức chính trị, chính trị - xã hội của Học viện, Bộ Tư pháp hoặc chính quyền địa phương vv… phát động và tổ chức;
x) Tổ chức cho viên chức và người lao động của Phòng thực hiện kiểm tra sức khỏe theo kế hoạch của Học viện và Công đoàn Học viện.
6. Công tác phối hợp
Công tác phối hợp với các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài Học viện trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Phòng và sự phân công của Giám đốc được thực hiện theo Quy chế Tổ chức và hoạt động của Học viện Tư pháp, các quy chế khác, quy trình, quy định, hướng dẫn của Học viện và các quy định cụ thể sau:
a) Phòng chịu sự chỉ đạo, lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Học viện, có trách nhiệm tổ chức thực hiện, báo cáo Giám đốc về kết quả giải quyết công việc được giao;
b) Phòng là đầu mối giúp Lãnh đạo Học viện thực hiện quan hệ với các đơn vị cấp vụ trở xuống, địa phương và các cơ quan, tổ chức có liên quan về các lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Phòng;
c) Trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này, nếu phát sinh những vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị khác thuộc Học viện thì Phòng có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với đơn vị đó để giải quyết;
d) Khi có yêu cầu của các đơn vị khác thuộc Học viện trong việc giải quyết các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đó mà có liên quan đến lĩnh vực thuộc phạm vi chức năng của Phòng thì Phòng có trách nhiệm phối hợp giải quyết;
đ) Trường hợp phát sinh vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc có ý kiến khác nhau giữa Phòng với các đơn vị khác thuộc Học viện thì Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo Giám đốc Học viện theo quy định;
e) Phối hợp với Phòng Tổ chức cán bộ trong việc tham mưu duy trì kỷ cương, kỷ luật lao động, đánh giá, phân loại công chức, viên chức, người lao động theo quy định;
g) Phối hợp với Phòng Quản trị tham mưu thực hiện công tác dân quân tự vệ, bảo vệ an ninh, trật tự toàn Học viện;
h) Phối hợp với Chi bộ Tổ chức - Hành chính, Tổ Công đoàn Phòng Tổ chức cán bộ, Phòng Hành chính, Tổng hợp và Đối ngoại, Chi đoàn khối liên phòng Học viện Tư pháp trong công tác phân loại, đánh giá đảng viên, đoàn viên của các tổ chức này; phối hợp để viên chức, người lao động thực hiện các kế hoạch công tác của các tổ chức này.